Il mondo aziendale di oggi ha spesso la necessità di lavorare con l'estero o con collaboratori non presenti in sede per questo motivo esistono strumenti che aiutano le comunicazioni a "distanza". Le aziende odierne posseggono sempre più spazi open space per la collaborazione tra colleghi, ma di pari passo, si sono create nuove stanze più piccole e intime chiamate "huddie room" per gruppi ristretti di persone che devono collaborare per un ristretto periodo di tempo, attrezzate con postazioni e un telefono che si può, eventualmente, utilizzare per dei meeting.
Le riunioni non sono più strutturate come quelle di una volta, al giorno d'oggi sono indispensabili alcuni strumenti tecnologici che rendono più semplice la videocollaborazione. Il room Booking display, che si sta diffondendo negli ultimi tempi, consiste in schermi, solitamente touch screen, posizionati fuori dalle sale riunioni per indicare se la sala è libera o occupata con la possibilità di prenotarla grazie ai sistemi di posta integrati, è , quindi, uno strumento molto utile e valido per l'organizzazione e la gestione degli incontri. Nelle riunioni aziendali intervengono molte persone per questo sono necessari sistemi tecnologici adatti alla situazione e non solo un computer con uno schermo e una webcam: i sistemi di cui si ha bisogno sono telecamere fisse per una visuale sull'intera stanza della riunione e speakephone da installare sui tavoli per un audio di qualità, alcuni di questi sono utilizzabili con i principali servizi in cloud come Zoom o Vidyo. Un altro strumento che si può utilizzare per facilitare le comunicazioni sono i Wireless Presenter, strumenti da integrare nella rete aziendale che si possono istallare solo nelle sale riunioni e possono essere collegati ai videoproiettori o ai televisori che già si posseggono per iniziare le presentazioni wireless senza cavi o adattatori e si possono collegare anche a lavagne o proiettori interattivi per condividere la presentazione e interagire con lo schermo.
VIDEOCONFERENZA VS AUDIOCONFERENZA
La videoconferenza consente alle persone di condividere la propria presentazione dialogando e interagendo con collaboratori che si trovano in qualunque parte del mondo: chi prende parte alla videoconferenza viene invitato con una mail con la possibilità di collegarsi con il dispositivo che più preferisce e di registrare i contenuti per rivederli in un secondo momento (ci si può collegare anche in mobilità).
L'audioconferenza consente di svolgere telefonate di gruppo su appuntamento ma senza supporto visivo.