Nel mondo di oggi, uno dei metodi di comunicazione più utilizzati è quello delle e-mail, ma una volta lette, dove vanno a finire le informazioni o gli allegati contenute in esse, non sono archiviati da nessuna parte e, per le aziende, questo è un problema che è però risolvibile con l'utilizzo di software di archiviazione elettronica. I problemi relativi alle email si riscontrano nella quantità, nel fatto che se se ne cancella una per sbaglio non è possibile recuperarla se non è stato effettuato un backup sul server e nella possibilità di notare rallentamenti e possibili malfunzionamenti in caso di casella di posta troppo piena in quanto questa riduce lo spazio che è a disposizione sui dispositivi informatici. Un modo per ovviare a questo problema è l'utilizzo di software chiamati "email archiver" che hanno il compito di archiviare ogni email comprimendola e ne facilitano la ricerca consentendo di non perdere e di trovare informazioni importanti: è un archivio sicuro. Questi software permettono di archiviare mantenendo la struttura impostata dall'utente sulla casella di posta e si integrano con diversi client di posta. Utilizzare un email archiver comporta una serie di vantaggi quali la possibilità di consultare una mail per molti anni in quanto viene conservata esattamente come è arrivata, la possibilità di trovare le email anche in caso di danni al server, la non limitazione di spazio nell'archiviazione, la possibilità di accedere alle email tramite l'archivio in caso di guasto al server o di perdita di dati sul computer e la velocizzazione dei processi di recupero e backup della posta grazie all'occupazione ridotta di spazio sui server in quanto le email sono conservate nell'archivio. L'email archiver è, quindi, un archivio esterno che permette di conservare le email per un periodo infinito mantenendo l'autenticità del contenuto e anche degli allegati che vengono memorizzati in modo sicuro; si possono aggiungere nuove email senza eliminare quelle già archiviate e con la ricerca per parole chiave si possono trovare facilmente le informazioni di cui si ha bisogno.